Nếu Trò Chuyện Là Món Khai Vị Thì Chúng Ta Có Thể Gọi Món Chính Là Đối Thoại.

Nếu trò chuyện là món khai vị thì chúng ta có thể gọi món chính là đối thoại. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta quá ngán món khai vị và chẳng còn bụng dạ nào để ăn món chính? Bạn sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?

Đối thoại giúp chúng ta đạt được những mục tiêu trong giao tiếp. Khi chúng ta bị cuốn vào cuộc đối thoại, chúng ta sẽ cố gắng thông báo, truyền đạt, chia sẻ phản hồi hoặc đưa ra ý kiến, nhận phản hồi, học hỏi điều gì đó, tránh mâu thuẫn, đề nghị điều gì hoặc khuyến khích hay động viên ai nghĩ hay làm điều gì.

Đôi lúc chúng ta né tránh đối thoại để giữ khoảng cách an toàn với người khác và để có thể trò chuyện thoải mái những gì chúng ta có thể đã hoặc chưa học được, những gì chúng ta có thể đã hoặc chưa học được, những gì được hay chưa được dạy. Trên thực tế, có bốn lý do chính khiến chúng ta không muốn chuyển Trò chuyện (Small Talk) thành Đối thoại (Big Talk), đó là

(1) Thời điểm ấy chỉ thích hợp cho trò chuyện.

(2) Chúng ta là người sáng tạo ra thói quen trò chuyện.

(3) Chúng ta có thể phát hiện ra mình sai lầm đôi chút hoặc hoàn toàn.

Và,

(4) Chúng ta lo sợ tiết lộ quá nhiều hoặc tiết lộ thông tin không phù hợp.

Đối thoại là chìa khóa để bạn đạt được mọi yếu tố quan trọng trong nghề nghiệp và cuộc sống. Đối thoại là nơi bạn thể hiện khả năng thực hiện điều mình muốn và đạt được vị trí mình mong đợi trong thế giới này. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn học được cách chuyển từ trò chuyện sang đối thoại? Nếu bạn có thể từ bỏ thói quen và cuốn vào những cuộc đối thoại có ý nghĩa hơn thì sao? Nếu bạn làm chủ được những tình huống đối thoại khó xử và những ý kiến khác nhau bằng sự nhẹ nhàng và khéo léo? Nếu bạn có thể nhìn nhận đôi lúc mình sai hay ít nói nước đôi hơn mình muốn?

THE FINE ART OF THE BIG TALK

Trong cuốn The fine art of the big talk, tác giả Debra Fine muốn cùng chúng ta thảo luận những câu hỏi để minh họa rõ ràng lợi ích cực kỳ to lớn của đối thoại. Cuốn sách giúp chúng ta tạo ra con đường chuyển từ trò chuyện sang đối thoại và có cuộc đối thoại vào thời điểm, hoàn cảnh thích hợp. Bao gồm những kĩ năng trò chuyện và đối thoại giúp bạn đạt được mục tiêu một cách dễ dàng hơn, giúp bạn tạo ra và đi theo chính con đường mà bạn đã thiết lập.

Debra Fine, tác giả của cuốn sách là thành viên hiệp hội diễn giả Hoa Kỳ (NSA) với 15 năm kinh nghiệm thuyết giảng và đào tạo cho các tổ chức trong và ngoài nước Mỹ, như Tập đoàn General Electric, Trường Đại học Kinh doanh Chicago, Tập đoàn Lockheed Martin, Tập đoàn bất động sản thương mại CB, Công ty Glaxo – SmithKline… Trong cuốn sách này, bà cũng tự nhận rằng mình là người nói về diễn thuyết tốt hơn là thực hành chúng. Nói như vậy không có nghĩa những kĩ năng mà cuốn sách đề cập tới không mang tính thực tiễn hay chúng khó thực hành. Chỉ đơn giản bà là người giỏi nói hơn trong vấn đề thực hiện chúng mà thôi. Chính vì vậy mà bà mong muốn cuốn sách này giúp đỡ được người đọc với hiệu quả tối đa nhất.

Cuốn sách chưa tới 250 trang nhưng khá đầy đủ và chi tiết từ cách tiếp cận kĩ năng đối thoại tới các kĩ năng cần có trong đối thoại như cách thấu hiểu người nghe, làm chủ cuộc trò chuyện rồi chỉ ra đâu là lúc nên im lặng, kĩ năng kiểm soát thời gian, cách truyền năng lượng tích cực và cả mẹo xóa tan nỗi sợ hãi nói trước đám đông…Tất cả bao gồm 15 chương và lời khuyên từ tác giả.

Chương 1: Tiếp cận kĩ năng đối thoại

Chương 2: Thấu hiểu người nghe

Chương 3: Làm chủ cuộc trò chuyện

Chương 4: Im lặng là công cụ giao tiếp

Chương 5: Nhận biết những dấu hiệu nguy hiểm

Chương 6: Nhận biết những nguyên nhân mâu thuẫn

Chương 7: Kiểm soát thời gian

Chương 8: Truyền năng lượng tích cực

Chương 9: Gây dựng nền tảng giao tiếp

Chương 10: Giữ bí mật

Chương 11: Đi đến hồi kết

Chương 12: Quan sát hình ảnh của chính mình

Chương 13: Thăng tiến

Chương 14: Xóa tan nỗi sợ hãi nói trước đám đông

Chương 15: Sử dụng công cụ giao tiếp trực tuyến hiệu quả

Học cách chuyển từ trò chuyện sang đối thoại và nâng tầm giao tiếp của bạn lên một tầm cao mới

Đối thoại không phải là một đường đua cần đi tới đích. Khi lái xe, bạn không cần tăng tốc từ 0 lên 60km/h trong vòng 5 giây. Việc trò chuyện giống như lúc bạn khởi động động cơ ô tô và từ từ đi ra khỏi khu vực lái xe. Trong khi đối thoại lại giống quá trình lái xe hơn.

Cuộc đối thoại mang tính chất xây dựng duy trì mối quan hệ tích cực giữa những người giao tiếp với nhau đồng thời giúp nhận diện khó khăn, đối mặt với thách thức, tìm kiếm các giải pháp và đánh gí kết quả. Nói cách khác, giao tiếp kém có thể làm nảy sinh khó khăn hoặc khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn.

Ví dụ, bạn là một vị giám đốc marketing đang khuyên nhân viên liên quan tới vấn đề xuất hàng chưa được tung ra chính thức. Để tự bảo vệ mình có thể nhân viên đó sẽ nói: “Việc giới thiệu cứ kéo dài mãi, chính vì thế nên tôi nghĩ tốt hơn là cứ gửi mọi thứ đi ngay hơn là chờ cho đến việc giới thiệu hoàn tất. Tôi đã viết thư điện tử cho các đại diện bán hàng để bảo họ giám sát việc chuyển hàng”.

Thay vì phản ứng theo kiểu cầu toàn như “Hãy rút ngay lời anh nói lại. Anh phải biết là gửi hàng chưa hoàn thiện đi có thể gây ra nhiều rắc rối lắm đấy” hay kiểu máy móc “Chúng ta chưa bao giờ chuyển đi những gói hàng chưa hoàn thiện” hoặc kiểu bảo thủ “Tôi cho là anh nghĩ sai rồi” thì chúng ta có thể nói như sau “Tôi đồng ý là việc xuất hàng cho kịp thời gian là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, chuyến hàng chưa hoàn thiện đi có thể gây nhiều rắc rối và phức tạp hơn so với việc chuyển hàng chậm. Hãy gọi cho các đại diện bán hàng, nói với họ là chúng ta chưa thuyết trình về sản phẩm”.

Cách trả lời này thể hiện sự tôn trọng suy nghĩ và cảm giác của người nghe, thể hiện được trình độ giao tiếp giỏi của chính mình. Giúp người nghe cảm thấy được thấu hiểu và quan trọng cách trả lời này dễ đi vào lòng người.

Với mỗi một đối tượng đối thoại cần có một cách ứng xử riêng, không thể dùng cách đối thoại với cấp trên giống với cách đối thoại với nhân viên, hay khách hàng hoặc đối tác được. Mỗi đối tượng đối thoại, họ có đặc thù riêng.

Theo tác giả, khi đối thoại với nhân viên

Thật khó để tạo ấn tượng tốt hay xây dựng mối quan hệ lâu dài khi bạn hỏi tên ai đó lần thứ hai, thứ ba hay thứ mười. Tìm hiểu người mình nói chuyện cũng bắt đầu bằng việc biết tên họ và đó là cách duy nhất để tạo dựng mối quan hệ thấu hiểu lẫn nhau. Tên là dấu ấn cá nhân và ai cũng thích nghe người khác gọi tên mình. Nếu bạn không biết cách phát âm tên người đó thì hãy hỏi một cách lịch sự. Không có gì tồi tệ hơn việc liên tục phát âm sai tên của người khác.

Cách duy nhất để trở thành người đối thoại tài ba khi trò chuyện với nhân viên là đặt mình vào tình huống dễ bị tổn thương của họ và nói như thể cho chính bản thân mình nghe vậy.

Còn với đồng nghiệp,

Bạn hãy nói đủ – không hơn, không kém. Đừng kết tội ai. Hãy thừa nhận điểm bạn không đồng ý đông thời cũng nhấn mạnh điểm bạn đồng ý. Gạt bỏ những câu nói đầy cảm xúc và làm việc dựa trên cơ sở đồng thuận sẽ giúp bạn đưa ra yêu cầu và có được những gì mình muốn một cách dễ dàng.

Với khách hàng bạn nên

…thể hiện bản thân mình thật khiêm tốn, nhún nhường và cầu tiến nhưng vẫn lịch sự. Bạn hiểu rõ công việc của mình hơn khách hàng nên hãy làm cho khách hàng hài lòng bằng cách đứng trên quan điểm của họ để giải thích các thông tin.

Không chỉ thấu hiểu người nghe, bạn còn cần làm chủ được cuộc trò chuyện. Giữ cho cuộc nói chuyện đi đúng hướng và gắn nội dung cụ thể  cho cuộc đối thoại.

Hãy tạo khoảng lặng hợp lý trong đối thoại. Sử dụng khoảng lặng hiệu quả là một kĩ năng giao tiếp tuyệt vời. Hãy quan sát những người thực hiện điều này thành thục và bạn sẽ học được nhiều điều từ họ. Học cách yên lặng để cảm thấy thoải mái hơn. Rồi bạn sẽ không còn cảm thấy căng thẳng, bạn sẽ mỉm cười nhẹ nhàng với chính mình và tự tin trở lại.

Kĩ năng cần thiết trong đối thoại

Kiểm soát thời gian là một kĩ năng không thể thiếu trong giao tiếp đòi hỏi sự tinh tế và nhạy cảm. Bạn càng khai thác các khả năng đánh giá các loại tính cách, thấu hiểu ngôn ngữ cơ thể và đặt mình vào địa vị của người khác bao nhiêu thì khả năng kiểm soát thời gian của bạn tốt bấy nhiêu. Bạn sẽ không bao giờ hiểu được người khác 100%  nhưng chắc chắn bạn có thể tránh phạm sai lầm nếu bỏ ra chút ít nỗ lực và sự hiểu biết.

Bạn muốn truyền đi loại năng lượng nào cho người nghe? Bạn có thể là nhà đối thoại vĩ đại, nhưng nếu bạn truyền đi năng lượng tiêu cực hoặc không hiệu quả thì những gì bạn nói sẽ là “lời nói gió bay”. Vậy làm thế nào bạn truyền đi năng lượng tích cực và thu hút người khác? Chỉ đơn giản là hãy chú tâm để đảm bảo mình đang thể hiện bản thân thật tích cực, tự tin. Khi bạn dành thời gian xem lại những điều bạn thực hiện trong các tình huống đối thoại thì bạn sẽ có khả năng đánh giá người khác cảm thấy năng lượng của mình là gì. Bạn càng thể hiện tích cực thì bạn càng nhanh chóng tạo dựng được lòng tin và thiện chí trong các mối quan hệ xã hội lẫn làm ăn.

Ngoài ra bạn nên chú ý tới sự quyết đoán và ngôn ngữ cơ thể.

Kết hợp của sự quyết đoán, ngôn ngữ cơ thể, năng lượng tích cực và sự nhạy cảm của người khác làm bạn có vể giống một thuyết khách. Nghe có vẻ phức tạp nhưng chỉ cần động não chút ít và thực hành ít nhiều thôi. Bạn sẽ thấy nỗ lực của mình bỏ ra thật đáng giá, bạn sẽ xử lý được mọi tình huống – cả trong công việc lẫn cuộc sống hàng ngày.

Áp dụng kĩ năng đối thoại

Bạn có thể cải thiện kĩ năng của mình bằng cách quan sát chính bản then mình qua ánh mắt của người khác. Tìm hiểu người khác nghĩ gì đôi khi cũng đơn giản như việc đề nghị  người ta đưa ra phản hồi trực tiếp vậy. Khi không thể thực hiện được điều này, hãy qan sát ngôn ngữ cơ thể của người đối thoại với những gợi ý bằng lời để hiểu mình làm thế nào. Bạn hiểu người khác đánh giá mình ra sao, bạn đánh giá khả năng đối thoại của mình càng khách quan bấy nhiêu, bạn càng có khả năng cải thiện kĩ năng và gây dựng những mối quan hệ hòa hảo bấy nhiêu.

Khi bạn vượt qua cái tôi của mình và phân tích được bản thân mình qua việc quan sát ánh mắt của người khác, bạn có thể dễ dàng thấy nhược điểm của mình và bắt đầu khắc phục nhược điểm đó. Thậm chí bạn có thể hình dung ra mình giao tiếp với ai đó trước khi cuộc gặp gỡ đó thực sự xảy ra. Hãy tưởng tượng bạn là người khác lần đầu tiên gặp mình. Hãy cố gắng càng khách quan càng tốt và nghĩ xem ấn tượng của bạn ra sao.

Nếu bạn là người lúc nào cũng cảm thấy bình tĩnh cho đến khi bước lên bục thuyết trình thì sau đây có một số lời khuyên giúp bạn cảm thấy bình tĩnh trong khi thuyết trình:

• Nếu tay bạn run, hãy đặt tay lên tấm giấy trên bục. Nếu không có bục hãy cầm lấy một tấm thẻ.
• Hãy tìm những khuôn mặt thân thiện trong số khán giả ngồi dưới và giao tiếp bằng mắt với họ.
• Tưởng tượng khán giả là những người gần gũi với bạn thì bạn sẽ không còn cảm thấy căng thẳng nữa. Lúc ấy hãy coi khán giả ngồi dưới đều là những người rất yêu quý và ngưỡng mộ bạn.
• Hãy đặt một cốc nước để uống trong khi thuyết trình.
• Hãy làm tờ giấy ghi chú các điểm quan trọng bằng chữ to, in đậm để bạn có thể liếc nhìn mỗi khi bí.

Nếu bạn sợ nói trước đám đông, hãy khởi động bằng một hành động chúc mừng để tự trấn an khi rời công ty. Hãy thực hành trước gương trong khi vẫn tập thở sâu. Hãy giơ tay trong lớp và đặt câu hỏi  cho giáo viên và thử đứng dậy khi đưa ra câu hỏi. Hãy tình nguyện thuyết trình môn toán hoặc môn kĩ năng nghệ thuật tại trường của mình.

Đừng bao giờ tham gia một cuộc họp mà không kiểm soát bản thân và cần dừng lại để nhận biết các dấu hiệu nguy hiểm cho thấy mâu thuẫn có thể xảy ra do những ý kiến hay quan điểm khác nhau. Hãy viết ra những kĩ năng bạn muốn học hỏi khi tham gia cuộc họp, ghi chép lại những điều cần chú ý. Dành thời gian xem lại mình đã thể hiện ra sao và đặt mục tiêu cải thiện trong thời gian tới. Hãy đề nghị người giám sát hoặc đồng nghiệp của mình đưa ra ý kiến về một kĩ năng đặc biệt bạn vừa áp dụng.

Cẩn thận với bất cứ ngôn ngữ nào của cơ thể bạn và người khác. Bạn càng nhận thức về ngôn ngữ cơ thể của mình thì bạn càng cảm thấy thoải mái hơn với kĩ năng đối thoại của mình. Và khi bạn phát triển khả năng chú ý đến những gợi ý phi ngôn ngữ từ người khác  thì hãy thử những kĩ năng khác để người khác chú ý thử xem, hãy xem kĩ năng nào hiệu quả, kĩ năng nào không.

Trong cuộc sống hiện đại này, bạn không thể nào bỏ qua các công cụ giao tiếp trực tuyến được. Bạn hãy tận dụng nó. Để lại lời nhắn rõ ràng trên hộp thư thoại, gửi email và nhắn tin mạch lạc, tận dụng ưu thế của những công cụ xây dựng mạng lưới trực tuyến. Hãy trau dồi cho mình kĩ năng giao tiếp qua email và qua internet (các website).

Dù bạn giao tiếp qua điện thoại hay internet thì cũng nên áp dụng tất cả các kĩ năng đối thoại. Nếu bạn gửi tin nhắn điện tử hay tin nhắn điện thoại cũng nghiêm túc như khi gặp mặt trực tiếp thì bạn sẽ tạo dựng được thiện chí cũng như “tiếng” tốt sẽ theo bạn mãi rong giới kinh doanh. Người khác sẽ ngưỡng mộ và mong muốn được làm việc.

Bối cảnh toàn cầu ngày nay yêu cầu chúng ta dành thời gian để tìm hiểu về khán giả của mình. Chúng ta cần học cách liên hệ với những nền văn hóa khác, chú ý hơn xem những động thái của chúng ta được những người khác đánh giá cao. Thậm chí trong cùng một nền văn hóa, mọi người cũng có thể đưa ra những quan điểm có thể tạo ra những mâu thuẫn không cần thiết. Người ta không thể kì vọng bạn lường hết được từng tình huống có thể xảy ra nhưng nếu bạn thực sự dành thời gian nghiên cứu các kĩ năng đối thoại thì bạn cũng có nhiều kĩ năng khác nhau để giải quyết các tình huống khác nhau. Những kĩ năng này đều nâng cao chất lượng cuộc sống của bạn và bạn sẽ đem lại cho chính mình nhiều cách để cải thiện mối quan hệ của mình. Điều này sẽ đem lại thành công to lớn hơn trong kinh doanh cũng như niềm vui trong đời sống riêng tư của chính mình.

 Tác giả: Thu Hằng – Bookademy