Những sai lầm phổ biến bạn cần biết khi trở thành nhà quản lý

ThaiHaBooks - Mắc sai lầm cách hiển nhiên để bạn thấy rằng bạn điều này không chỉ đúng cho mỗi mình bạn – với tư cách là một phần của công việc quản lý đang học hỏi. Và điều này không chỉ đúng cho mỗi mình bạn – với tư cách là một nhà quản lý, mà nó còn đúng với nhân viên ở mọi vị trí trong tổ chức của bạn. Mọi người trong công ty đều thường xuyên mắc lỗi. Vì vậy, bạn cần khuyến khích nhân viên của mình chấp nhận rủi ro bằng những cách giải quyết sáng tạo mới khi họ làm việc, điều này sẽ đem lại dịch vụ khách hàng tốt hơn, tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập và lợi nhuận, cũng như các kết quả tích cực khác. Sau đây là những cái bẫy mà các nhà quản lý cả mới và cũ có thể gặp phải.

Không chuyển đổi từ nhân viên thành người quản lý

Khi là nhân viên, bạn có một công việc và bạn thực hiện nó. Mặc dù công việc này có thể yêu cầu bạn tham gia vào một nhóm hoặc làm việc chặt chẽ với các nhân viên khác, nhưng cuối cùng, bạn sẽ chỉ chịu trách nhiệm cho chính bản thân. Bạn đã đạt được mục tiêu của mình chưa? Bạn đã đi làm đúng giờ chưa? Bạn đã làm đúng công việc của bạn chưa? Khi bạn trở thành người quản lý, mọi thứ sẽ thay đổi. Đột nhiên, bạn chịu trách nhiệm cho kết quả của một nhóm người mà không phải chỉ bản thân bạn. Nhân viên của bạn đã đạt được mục tiêu của họ chưa? Nhân viên của bạn có động lực mạnh mẽ để làm việc không? Nhân viên của bạn có làm đúng công việc của họ không?

Nhiều nhân viên cảm thấy thoải mái khi chỉ chịu trách nhiệm về công việc hoặc nhiệm vụ họ đã được chỉ định để làm, nhưng họ có thể cảm thấy không thoải mái khi họ phải chịu trách nhiệm về công việc của người khác. Cuối cùng, bạn phải đảm bảo rằng nhân viên của bạn đang làm tốt công việc của họ. Nếu họ thất bại, bạn cũng thất bại – trừ khi bạn thực hiện hành động ngay lập tức để giúp họ trở lại đúng con đường.

Trở thành một người quản lý đòi hỏi bạn phải phát triển toàn bộ các kỹ năng kinh doanh mới: những kỹ năng làm việc với con người. Một số nhân viên tài năng nhất (từ góc độ kỹ thuật để nói) trở thành những nhà quản lý tồi tệ nhất bởi vì họ thất bại trong việc chuyển đổi từ một nhân viên thành người quản lý.

Không đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho nhân viên

Cụm từ “con tàu không người lái” có ý nghĩa gì đối với bạn không? Hiệu suất làm việc tốt bắt đầu bằng các mục đích rõ ràng. Nếu không đặt mục tiêu với nhân viên, tổ chức của bạn sẽ không có hướng đi rõ ràng và nhân viên của bạn có ít thách thức. Từ đó, nhân viên sẽ có ít động lực làm việc ngoại trừ việc điểm danh và nhận tiền lương.
Nhân viên sẽ có mục tiêu khi họ có được viễn cảnh mà họ muốn đạt được trong tương lai. Hãy gặp gỡ nhân viên của bạn để phát triển các mục tiêu thực tế và khả thi, những mục tiêu này giúp họ đạt được viễn cảnh của tổ chức.
Điểm mấu chốt trong việc thiết lập mục tiêu và kỳ vọng làm việc là trao đổi với nhân viên của bạn. Mặc dù có nhiều ý kiến khác nhau, nhưng mục tiêu không phải là con đường một chiều; nó phải luôn là cuộc thảo luận tương tác hai chiều giữa người quản lý và nhân viên bao gồm nhu cầu của cả hai bên. Đừng để nhân viên của bạn lạc lối trong con đường dẫn đến mục tiêu. Giúp họ là giúp bạn và tổ chức của bạn, bằng cách đặt ra các mục tiêu và sau đó làm việc với họ để đạt được những mục tiêu đó.

Thất bại trong việc giao quyền

Một số cuộc khảo sát đã xếp loại “không có khả năng giao việc” là lý do số một khiến người quản lý thất bại. Mặc dù nhiều nhà quản lý đã phản bác luận điểm này bằng cách nỗ lực thật nhiều, nhưng bạn thực sự không thể làm tất cả mọi thứ một mình. Thậm chí nếu bạn có thể, đó cũng không phải là cách tốt nhất để sử dụng thời gian và tài năng của bạn.

Ví dụ, bạn có thể là nhà thống kê tốt nhất trên thế giới, nhưng khi bạn trở thành người quản lý của một nhóm các nhà thống kê, công việc của bạn thay đổi. Công việc của bạn không còn là thực hiện các phân tích thống kê nữa, mà là quản lý và phát triển một nhóm nhân viên là chuyên gia về thống kê – cũng như nhiều công việc khác mà bạn có thể hoặc không thể là chuyên gia trong lĩnh vực đó.

Nhưng đừng quên để mắt đến kết quả. Chỉ vì bạn phân công một nhiệm vụ không có nghĩa là nhiệm vụ ấy sẽ được hoàn thành tốt. Bạn vẫn phải là người cuối cùng chịu trách nhiệm về hiệu suất của đơn vị làm việc. Khi bạn ủy thác một nhiệm vụ, hãy tạo các cột mốc hiệu suất có thể đo lường để cả bạn và nhân viên biết liệu họ có đang thực hiện theo kế hoạch hay không.

Thất bại trong giao tiếp

Trong một số tổ chức, nhiều nhân viên không có một thông tin nào về những gì đang diễn ra. Thông tin là sức mạnh, và một số nhà quản lý sử dụng thông tin – đặc biệt là việc kiểm soát thông tin – để đảm bảo rằng họ là những người hiểu rõ nhất, và do đó họ là những cá nhân có giá trị nhất trong một tổ chức. Một số nhà quản lý ngại ngùng trong việc giao tiếp xã hội và tránh giao tiếp một cách tự nhiên với nhân viên của họ, đặc biệt khi việc giao tiếp có chiều hướng tiêu cực theo cách nào đó. Một số nhà quản lý khác lại quá bận để giao tiếp hiệu quả. Họ chỉ đơn giản là không cố gắng để liên tục truyền đạt thông tin đến nhân viên của mình, và lấy lý do “quên” để bao biện tất cả.

Sự phát triển của các tổ chức ngày nay – đặc biệt là trong những thời kỳ thay đổi lớn – phụ thuộc vào sự phổ biến rộng rãi thông tin trong toàn tổ chức, và sự tương tác cho phép điều đó được diễn ra thuận lợi. Nhân viên phải được trao quyền cùng với thông tin để họ có thể đưa ra những quyết định tốt nhất có thể một cách nhanh chóng mà không cần sự chấp thuận của người cấp cao hơn.

Không dành thời gian cho nhân viên

Với một số nhân viên của bạn, bạn là một nguồn lực. Với người khác, bạn là một cộng sự đáng tin cậy. Một số người khác có thể coi bạn là một giáo viên, huấn luyện viên, cha mẹ, hoặc người cố vấn, trong khi những người khác nhìn bạn như là Ông Chủ. Tuy nhiên, khi nhân viên nhìn nhận bạn, họ có một điểm chung rằng: họ cần thời gian và sự hướng dẫn của bạn trong suốt quá trình làm việc của họ. Quản lý là công việc làm việc với con người – bạn cần dành thời gian cho mọi người. Một số người lao động có thể cần thời gian của bạn hơn những người khác. Bạn phải đánh giá nhu cầu cá nhân của nhân viên và giải quyết chúng.

Mặc dù một số nhân viên của bạn có thể giàu kinh nghiệm và cần ít sự giám sát, nhưng những người khác cần sự chú ý không ngừng từ bạn, đặc biệt khi họ mới tiếp cận với công việc hoặc nhiệm vụ. Khi nhân viên cần nói chuyện, hãy đảm bảo rằng bạn sẵn sàng gác công việc của bạn lại một lát, bỏ qua cuộc điện thoại, và dành cho nhân viên của bạn sự chú ý không bị gián đoạn. Không chỉ cho nhân viên biết rằng họ quan trọng, mà khi bạn tập trung vào họ, bạn sẽ nghe thấy họ nói gì.

Một số nhà quản lý thấy rằng một chính sách cởi mở sẽ phát huy tác dụng. Chính sách này là khi cửa phòng họ luôn mở để nhân viên vào nói chuyện. Một số nhà quản lý khác lại cho rằng những cuộc gặp gỡ theo kế hoạch định kì, ví dụ 2 giờ chiều thứ Ba hằng tuần, sẽ phát huy hiệu quả tốt nhất. Phương pháp bạn thực hiện không quan trọng; điểm quan trọng là bạn dành thời gian cho nhân viên của mình.

Không công nhận sự thành công của nhân viên

Ngày nay, sự thay đổi liên tục và sự không chắc chắn của người lao động gia tăng, do đó việc tìm ra cách để ghi nhận nhân viên cho những việc tốt họ đã làm là điều quan trọng hơn bao giờ hết. Các nhà quản lý không muốn công nhận nhân viên là một quan niệm sai lầm. Hầu hết các nhà quản lý đồng ý rằng khen thưởng nhân viên là điều rất quan trọng; họ chỉ không chắc chắn về cách thực hiện và không dành thời gian hoặc nỗ lực để công nhận nhân viên của họ.

Mặc dù tăng lương, tiền thưởng và thăng chức không còn là động lực quan trọng nhất ở các công ty, bạn có thể tiến hành nhiều bước mà chỉ cần ít thời gian thực hiện để hoàn thành. Đồng thời tốn ít chi phí. Trên thực tế, phần thưởng hiệu quả nhất là ghi nhận cá nhân bằng văn bản từ lãnh đạo, điều này không hề tốn chi phí. Đừng bận rộn đến nỗi không thể dành một hai phút để ghi nhận thành tích của nhân viên. Tinh thần, thành tích và lòng trung thành từ đó sẽ tăng lên.

Không học hỏi từ sự thay đổi

Hầu hết các nhà quản lý đã quen với thành công, và họ đã học hỏi rất nhiều để có được điều đó. Nhiều người được thăng tiến từ vị trí công nhân lên quản lý vì chính lý do này. Tuy nhiên, thường thì họ lại mắc một chứng bệnh – thái độ cứng nhắc – sau khi họ trở thành nhà quản lý, và họ muốn mọi việc chỉ diễn ra theo đúng ý họ.

Các nhà quản lý thành công tìm ra cách tốt nhất để hoàn thành công việc và đạt được các mục tiêu của mình, sau đó họ phát triển quy trình và chính sách nhằm thể chế hóa các cách tiếp cận hiệu quả để kinh doanh. Phương pháp này vô cùng tuyệt vời miễn là môi trường kinh doanh của tổ chức không thay đổi. Tuy nhiên, khi môi trường kinh doanh thay đổi, nếu người quản lý không điều chỉnh thì tổ chức sẽ gánh chịu hậu quả.

Tình huống này có thể đặc biệt khó khăn đối với một người quản lý đã thành công bằng cách làm kinh doanh theo một phương pháp nhất định nào đó. Nhà quản lý giống như một tảng đá đứng im giữa bão tố không còn nhiều giá trị. Ngày nay, các nhà quản lý phải sẵn sàng thay đổi cách họ làm kinh doanh khi môi trường xung quanh thay đổi. Họ phải liên tục học hỏi, thử nghiệm và thử các phương pháp mới. Nếu các nhà quản lý không thích ứng, họ sẽ phải chịu tuyệt chủng, không thì cũng trở nên lỗi thời.

Chống lại sự thay đổi

Phạm vi, chiều rộng và tốc độ thay đổi trong kinh doanh ngày nay thật đáng kinh ngạc. Hãy xem xét thị trường toàn cầu. Những sự thay đổi đột ngột, không thể tiên đoán được luôn xoay quanh chúng ta – đó là những thay đổi công nghệ (đặc biệt là công nghệ thông tin), điều kiện kinh tế, cảnh quan cạnh tranh, môi trường chính trị, hệ thống đạo đức và niềm tin, thời trang, phương thức truyền thông, và các mối quan hệ giữa con người.
Môi trường kinh doanh căng thẳng bị chi phối bởi các hành động đồng thời và thường mâu thuẫn nhau. Tất nhiên khi sự thay đổi xảy ra nhanh hơn, bạn càng dễ mất định hướng, mất đi những điểm mốc quen thuộc và những khung tham khảo. Thay vì dựa vào một tương lai có thể đoán trước được, bạn sẽ thấy rằng tương lai ngày càng không thể tiên liệu và hiện tại là không ổn định.
Thay vì phản ứng với những thay đổi sau khi thực tế diễn ra, bạn hãy chủ động dự đoán những thay đổi sắp tới theo cách của bạn và lập kế hoạch để giải quyết chúng trước khi chúng tấn công tổ chức. Bỏ qua sự cần thiết phải thay đổi sẽ không khiến nhu cầu đó biến mất. Các nhà quản lý giỏi là những người luôn tích cực và nhìn về phía trước.

– Trích: Quản lý for Dummies, sách do Thái Hà Books ấn hành./