Phương pháp giảm số giờ tăng ca từ 400 giờ xuống còn 0 giờ của Toyota

Asada Suguru là người đứng đầu 1sheet Frame Works – một công ty chuyên giúp các nhà kinh doanh và lãnh đạo doanh nghiệp cải thiện kĩ năng giao tiếp thông qua kĩ thuật “cải tiến giao tiếp bằng một trang giấy”

Chương I: Tại sao Toyota lại là tập đoàn số một tại Nhật Bản

Thứ mà tất cả các nhân viên của Toyota phải có khi họp là gì?

Đó là một tờ tài liệu, dù là chuyện gì đi chăng mữa, người trình bày cũng phải dựa trên một tờ tài liệu trên tay.

Ba đặc trưng của “Một trang giấy của Toyota”

Chỉ cần nhìn qua là có thể thấy được toàn bộ nội dung (Tính tổng thể)
Có khung cho mỗi mục (Khung)
Mỗi khung lại có chủ đề riêng (Chủ đề)

Những đặc trưng này không có gì là cao siêu nhưng nhờ có nó, kỹ thuật “Một trang giấy” mà Asada được học ở Toyota đã trở thành “cây cầu” cần thết giúp ông thực hiện những việc lớn hơn.

Những tài liệu có chức năng gì không?

Những thông tin liên quan đến công việc mặc dù được trình bày sạch đẹp trên một trang giấy nhưng không phát huy được chức năng thì cũng chẳng có ý nghĩa gì. Vì thế, hãy tạo nên những trang giấy có chức năng nhất định dựa trên ba đặc trưng đã đề cập ở trên.

Đưa tài liệu “Một trang giấy” thay vì giải thích bằng lời nói

Các bạn có biết không, “Một trang giấy của Toyota” có thể hoạt động như một tấm bản đồ vậy. Nó không phải là kiểu phải đọc mới hiểu mà chỉ cần nhìn qua là có thể hiểu ngay. Khi đó, thay vì bạn phải giải thích một cách tỉ mỉ bằng lời nói thì với “Một trang giấy” bạn cũng có thể truyền đạt hết một nội dung chỉ cần nói rất ít.

Hãy khiến những nội dung trên “Một trang giấy” trở nên “nhìn thấy được” trong đầu bạn

Xem tài liệu “Một trang giấy” là cách mà người khác nhìn thấy người soạn thảo đang nghĩ gì, là cách cấp trên biết được bạn hiểu công việc đến đâu và chưa nắm rõ được nội dung nào. Tài liệu một trang giấy chính là công cụ giúp ta “nhìn thấy được” những gì có trong đầu mình.

“Bí mật khiến cho một trang giấy của Toyota luôn dễ hiểu”

Điểm mấu chốt là tạo ra một trang tài liệu chỉ nhìn lướt qua là có thể hiểu được. Vì thế tổng hợp một trang giấy có tính tổng quát sẽ trở thành cầu nối truyền tải thông điệp tốt nhất để đối phương đưa ra quyết định chỉ trong vòng ba giây. Chúng ta cùng tìm hiểm một chút về “Một trang sách” được sử dụng ở Toyota nhé!

Ở Toyota, khi có cuộc họp, nhân viên chịu trách nhiệm tổ chức phải chuẩn bị tài liệu phục vụ cho cuộc họp. Tài liệu sẽ được chuyển tới tất cả các nhân viên tham gia cuộc họp. Tờ giấy ấy là tổng hợp những thông tin cần thiết cho cuộc họp, đặc biệt khi trình bày từng chủ đề đều được đóng khung xung quanh chủ đề ấy nhằm đánh lừa thị giác người đọc. Vì theo nghiên cứu, con người luôn có xu hướng muốn lấp đầy “những khung còn trống”.

Nếu sử dụng tốt “Một trang giấy”, cuộc họp sẽ không trở nên vô ích, tài liệu trên tay bạn sẽ trở thành “một tờ giấy có chức năng”.

“Một trang giấy” được chuẩn bị với suy nghĩ kỹ lưỡng sẽ giúp giáo dục con người

Yếu tố quan trọng khiến cho tài liệu này trở thành “người thầy công việc” là nội dụng được tổng hợp ngắn gọn trên một trang giấy A3 hay A4. Nó là thành quả của một quá trình quan sát kỹ lưỡng, cân nhắc, lược bỏ những thông tin không cần thiết. Khi ấy, bạn sẽ không mất nhiều thời gian đọc và nghiền ngẫm.

“Một tờ giấy của Toyota” được sinh ra như thế nào?

Theo cuốn “Cách nghĩ của Toyota” (Sakai Musuji / Gentosha Renaissance), nét văn hóa này được ra đời vào khoảng giữa những năm 1965 – 1970. Mình chợt nhớ ra đến lời nhắn nhủ của ông Winston Churchill gửi đến các đơn vị của chính phủ:

“Để tiến hành công việc xây dựng và phát triển đất nước, chúng ta phải đọc rất nhiều tài liệu. Tất cả những tài liệu đó đều quá dài, dẫn đến việc lãng phí thời gian đọc, lãng phí thời gian tìm ra điểm quan trọng của tài liệu. Tôi mong các anh em đồng nghiệp, và cả cấp dưới, hãy viết báo cáo ngắn hơn.”

Phải chăng cách nghĩ của Churchill đã khích lệ nhân viên của Toyota phát triền “nền văn hóa một trang giấy”

Những người càng nắm rõ “phương pháp” sẽ càng làm việc hiệu quả

Trong công việc có một thứ gọi là “phương pháp”, người có thể nắm rõ phương pháp, nắm rõ cách thức làm việc đối với từng loại việc, sẽ dễ dàng đoán trước được công việc sẽ diễn ra như thế nào, công việc sẽ trở nên thuận lợi và trôi chảy hơn. Bạn sse4 biết được mình nên dồn sức vào chỗ nào, do đó bạn sẽ không lãng phí năng lượng, giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Năm chủ đề thường được nêu ra trong “Một trang giấy của Toyota”:

Mục đích
Hiện trạng
Vấn đề
Đối sách
Kế hoạch hành động

Bất kể là công việc nào, chỉ cần bạn hiểu thấu đáo năm chủ đề này thì mọi việc đều ổn.

Phương pháp giảm số giờ tăng ca từ 400 giờ xuống còn 0 giờ

“Một trang giấy” không chỉ là bản tóm tắt, kế hoạch giúp người xem dễ dàng nắm rõ được công việc và nó còn là công cụ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, “dù bạn nghỉ làm, công việc vẫn tiến triển”. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian của bản thân mà còn tiết kiệm thời gian dành cho công việc của người khác. Chính thói quan tổng hợp “một trang giấy” mang lại hạnh phúc cho bản thân mình và những người xung quanh.

Lý do tôi, một người không thích ô tô, chọn Toyota

“Vì Toyota là một trong những công ty có lợi nhuận nhất nước Nhật.” Vậy lý do gì khiến Toyota lại trở thành công ty số một?. Đó chính là bí mật của sức mạnh. Mọi người trong công ty đều thực hiện một hành động giống nhau mà từ đầu đến giờ chúng ta nhắc đến: tổng hợp nội dung công việc vào “Một trang giấy”. Chính vì chỉ được viết trên đúng một trang giấy nên người soạn thảo phải cân nhắc kỹ lưỡng những nội dung được đưa vào. Luận điểm sẽ trở nên rõ ràng, cuộc họp sẽ không trở nên thụ động mà sẽ mang ý nghĩa sâu sắc hơn.

Chương II: Kỹ thuật tóm tắt vào “Một trang giấy” học được ở Toyota

Ba bước nền tảng của “một tờ giấy của Toyota”

“Sắp xếp” thông thông tin làm cơ sở cho các ý kiến vào tài liệu
“Tổng hợp ý kiến” cá nhân vào tài liệu
“Truyền đạt” chính xác nội dung của tài liệu

Trước tiên hãy thay đổi từ “suy nghĩ” sang “hành động”

Tại sao cho dù có dọc bao nhiêu sách viết về kinh doanh nhưng mãi cách làm việc của bạn thân vẫn không cải thiện. Đó là vì hầu như những việc được viết ra không được biến thành “hành động”. “Động tác hóa” sẽ giúp cho ai cũng có thể hiểu và nhìn thấy được.

Cách sử dụng “Excel 1” – cách làm cơ bản dành cho tất cả các trường hợp

Kỹ thuật tổng hợp vào “Một trang giấy” cần chuẩn bị 3 yếu tố:

Chủ đề
Bút ba màu mực ( màu xanh lá, xanh da trời, đỏ )
Một tờ giấy

Những người làm ở Toyota, thường không sử dụng Word, cũng như Powerpoint mà đều dủng Excel để soạn tài liệu. Hằng ngày, họ nhìn vào màn hình excel, tiến hành sắp xếp thông tin và suy nghĩ dựa trên một tổ hợp các khung. Để việc thực hiện trở nên đơn giản hơn, họ chuyển sang viết tay thay vì dùng phần mềm và cái tên “Excel 1” ra đời.

Cách sử dụng thật sự rất đơn giản: Đầu tiên, họ sẽ vẽ khung vào cuốn sổ ghi chép, số ô sẽ tùy thuộc vào nội dung chủ đề bạn chọn. Họ sẽ dùng bút màu xanh lá cây để vẽ những đường kẻ ngang ở chính giữa giấy, rồi đường kẻ dọc ở chính giữa. Lưu ý kích cỡ ô đừng quá lớn, vì vô tình bạn sẽ tạo nên một tâm lý “nhất định mình muốn lấp đầy nó”, bạn sẽ bị cuốn vào suy nghĩ phải viết thật nhiều vào, và tự tạo sức ép không cần thiết cho bản thân..

Sau khi kẻ xong ô, hãy viết “Thời gian” và “Chủ đề” vào ô trên cùng bên trái. Tiếp theo điền câu trả lời vào các ô còn lại bằng bút xanh da trời.

Bước tiếp theo, dùng bút đỏ để tổng hợp, tự đặt câu hỏi cho bản thân.

Đối với những người không giỏi trong việc tổng hợp ý kiến, thì vấn đề ở chỗ họ chỉ tiến hành làm những bước này ở trong đầu thôi mà không biến thành hành động, vì thế mà họ cứ nghĩ mãi mà không ra được kết quả.

Vì sao nên đặt “giới hạn thời gian” cho công việc mà mình viết ra?

Nếu không xác định rõ ràng thời gian cần hoàn thành, bạn có thể sẽ rơi vào tình trạng nghĩ vòng vo mà cuối cùng không tổng hợp được gì. Bạn không cần phải cân nhắc xem từ khóa này có thích hợp để điền vào hay không. Hãy cứ viết hết ra vì sau đó bạn có thể lựa chọn xem ne6n giữ và bỏ cái nào.

Việt giới hạn thời gian cho công việc sẽ giúp bạn tăng tính tập trung vào công việc trước mắt. Nếu bạn cố tình áp dung một phương pháp để tiết kiệm thời gian nhưng cuối cùng lại mất nhiều thời gian hơn thì chẳng khác nào “đặt xe bò trước con ngựa” hay sao?

Giữa “máy tính” và “viết tay”, cách nào hiệu quả hơn?

Theo Asada thì ông chọn viết tay vì số ô sẽ thay đổi linh động tùy theo từng chủ đề. Hơn nữa, việc cử động tay và kẻ ô sẽ giúp bạn khởi động để bắt đầu công đoạn tổng hợp.

Theo kết quả báo cáo của công ty Toppan Forms thực hiện, xu hướng hoạt động của não bộ khác nhau khi con người nhìn vào màn hình máy tính và nhìn vào mặt giấy, cho dù là cùng một nội dung. Việc bạn nhìn vào mặt giấy sẽ khiến phần não thùy trái trước trán ó phản ứng mạnh mẽ hơn.

Khi bạn cảm thấy dường như mình đang đi lạc khỏi mục đích đặt ra, hãy hét to “câu nói cửa miệng”

Xác định rõ “Ai” là người đọc tài liệu:

“Một trang giấy” sẽ thực sự có ích khi có người đọc, có đối tượng để ta truyền tải nội dung. Xác định soạn tài liệu vì cái gì là yếu tố không thể thiếu để xác định rõ phản ứng, hành động mà ta mong đợi ở người đọc.

Kế hoạch lập ra vì bản thân sẽ không được thông qua:

Nếu bạn mãi chăm chăm vào nhu cầu và lợi ích của bản thân mà không quan tâm đến người đọc và người nghe thì chắc chắn bạn sẽ khiến đối phương cảm thấy không hề thoải mái. Và tất nhiên, kết quả sẽ không được như bạn mong đợi.

Soạn tài liệu phát biểu bằng “Excel 1”

Yếu tố quyết định khi tổng hợp là câu hỏi “Nói tóm lại là…?”

“Bí quyết quan trọng” để dễ dàng truyền đạt tới đối phương hơn

Nếu thấy được “cấu trúc” câu chuyện, đối phương sẽ chăm chú lắng nghe hơn

Phương pháp ứng dụng linh hoạt “Excel 1” để viết nháp bài thuyết trình

Sử dụng “Excel 1” để sắp xếp lại thông tin trong đầu

Phương pháp ứng dụng linh hoạt “Excel 1” để giải thích nội dung những câu chuyện khó hiểu

Phương pháp ứng dụng linh hoạt “Excel 1” để tạo thứ tự ưu tiên cho công việc

Chương III: Cách Toyota dạy tôi kỹ thuật tóm tắt “Một trang giấy” – Phần ứng dụng –

“Logic 3” – Tổng hợp ý kiến theo logic, truyền đạt một cách dễ hiểu

Bạn đã bao giờ gặp tình huống: không hiểu vì sao mình mất rất nhiều thời gian để giải thích nhưng đối phương vẫn không hiểu những gì mình nói. Đơn giản là vì bạn không thể tổng hợp suy nghĩ được. Nhưng hãy yên tâm vì bạn đã có Logic 3.

Ba từ khóa khiến ai cũng có thể nói chuyện có logic

Chìa khóa ở đây chính là ba câu hỏi “Cái gì?”, “Tại sao?” và “Như thế nào?”. Bạn hãy tự đặt ra cho mình ba câu hỏi trên, sau đó chuẩn bị sẵn câu trả lời thì bạn có thể giải thích rõ ràng, chính xác điều mình muốn biết, muốn hỏi.

Hành động “viết bằng tay” là rèn luyện lối tư duy có logic

Phương pháp ứng dụng “Logic 3” số 1 – Soạn tài liệu thuyết trình về kế hoạch mới

Sau khi xác định người đọc và mục tiêu, hãy:

Dùng bút màu xanh lá cây để kẻ bảng “Logic 3”
Dùng bút màu đỏ, suy nghĩ “1P?” (=Nói tóm lại là?)
Tiếp đến lại cầm cây bút màu xanh lá cây, suy nghĩ và viết “Q1?” “Q2?” “Q3?” (=Câu hỏi 1, Câu hỏi 2, Câu hỏi 3)

Trên thực tế, bạn nên điều chỉnh cách suy nghĩ, trật tự phù hợp với xu hướng thực tế của người nghe.

Dùng bút xanh da trời lấp đầy vào các ô vuông trả lời trong khoảng thời gian ngắn.

Phương pháp ứng dụng “Logic 3” số 2 – Báo cáo kết quả hội thảo ngoài công ty

Bạn đã từng có cơ hội tham dự các buổi hội thảo hay diễn thuyết chưa? Nếu rồi thì bạn có thể nhớ được bao nhiêu phần trăm nội dung. Nhưng dù thế nào đi chăng nữa thì hi vọng bạn sẽ luyện tập những gì đã được học vào thực tế cuộc sống. Hãy sử dụng “Logic 3” để tổng hợp lại những nội dung quan trọng, tránh quên mất những nội dung mà mình đã được học.

Bản chất của “Một trang giấy” là “không trì hoãn công việc thêm một chút nào nữa”

Asada nhận ra rằng phần lớn các tài liệu “Một trang giấy của Toyota” đều đi vào ba nội dung:

Tại sao công việc này là cần thiết ở thời điểm hiện tại?
Hiện tại, vấn đề nào đang tồn tại?
Nên làm gì để giải quyết vấn đề?

Vào thời điểm quyết định, việc bạn tiến thêm một bước là đúng hay sai không còn quan trọng nữa. Điều quan trọng là bạn dám bước lên một bước, không để công việc bị trì hoãn. Khi đó, tâm trạng của bạn sẽ thoải mái hơn nhiều và bạn sẽ có suy nghĩ tích cực hơn và tiến về phía trước.

Thay vì hỏi: “Tại sao” năm lần, hãy suy nghĩ “Như thế nào” năm lần

Mục tiêu cuối cùng là có thể giải quyết công việc với “0 tờ giấy”

Công việc đôi lúc sẽ xảy ra những tình huống bất chợt yêu cầu bạn ứng phó đột xuất. Vì thế đó cũng chính là lúc bạn phải hoàn thành công việc ngay cả khi trong tình trạng “0 trang giấy”. Nếu như bạn có thể nghĩ trong đầu tất cả những gì phải viết ra giấy và trình bày chúng một cách tự nhiên nhất thì bạn không cần một tờ giấy nào cả. Đích đến của bạn chính là lấy việc này làm điểm đến và trở thành người làm việc hiệu quả.

Việc “Có tiếp tục được chọn” hay không sẽ được quyết định dựa trên sự khác biệt giữa “sức nặng của tờ giấy”

Cuộc sống hiện đại đã trở nên tiện lợi rất nhiều, nhưng mặt trái của nó là năng lực tổng hợp của chúng ta dần bị sao nhãng. Nhờ “Một trang giấy” cơ hội thành công trong công việc sẽ cao hơn,bạn sẽ có thể đón nhận một cuộc sống đúng như mong ước của mình. Yếu tố cần thiết để có thể có một cuộc sống như mong ước của mình là khả năng sắp xếp thông tin, tổng hợp ý kiến và năng lực truyền đạt.

Để việc luyện tập được hiệu quả, hãy thứ viết ra bằng cách chuẩn bị bút và giấy, sau đó viết bằng tay ra nhé!

Tác giả: Anh Thi – Bookademy