[Review sách] Tất cả trên một trang giấy – Tối ưu hóa quy trình và hiệ

ThaiHaBooks - Có rất nhiều người cảm thấy việc sắp xếp thông tin, tổng hợp ý kiến, truyền đạt nội dung công việc là khó và mất thời gian, có thể đó là do họ chưa biết được cách làm.

Có thể các bạn chưa biết, trên tay tất cả các nhân viên Toyota lúc nào cũng có một tờ tài liệu. Đây là khung cảnh thường thấy và xảy ra như một lẽ đương nhiên tại công ty. Chẳng hạn, các nhóm sẽ họp mỗi tuần một lần và trong các cuộc họp, cả trưởng nhóm và khoảng mười mấy nhân viên đều cầm một tờ giấy A3, trong đó tổng hợp lại tình hình tiến độ công việc của từng thành viên. Ở Toyota, tất cả các tài liệu dùng trong công việc đều được trình bày trên một trang A3 hoặc A4, và thói quen ấy đã trở thành một nét văn hoá trong toàn thể công ty.

Báo cáo, kế hoạch, tài liệu cuộc họp, biên bản ghi nhớ nội dung cuộc họp, tài liệu dùng khi đi đàm phán với khách hàng, bài phát biểu, danh sách xác nhận lịch trình, tài liệu dùng để đánh giá khi phỏng vấn ứng viên… cho dù là loại tài liệu nào, có nội dung phức tạp đến đâu đi nữa, về nguyên tắc đều sẽ chỉ dùng “Một trang giấy”. Việc này có thể ư? Trong khi mỗi lần hội họp, trên tay mỗi người chúng ta đều lỉnh kỉnh hàng sấp giấy tờ nhiều không kể nổi? Nhưng đó là sự thật. Cũng giống như cách USB được phát minh ra để chứa hơn chục GB dữ liệu, thì “một trang giấy” hoàn toàn có thể chứa cả chục sấp giấy tờ đang khiến bạn khổ sở. Đây là một phương pháp tóm tắt, trình bày vô cùng khoa học và đặc biệt tiết kiệm thời gian, đồng thời tăng hiệu quả diễn đạt mà bất kỳ ai cũng nên học hỏi.

Phương pháp này không chỉ có hiệu quả tại các công ty như Toyota, mà còn có thể áp dụng cho rất nhiều hoàn cảnh khác. Hãy tổng hợp tài liệu của mình vào “Một trang giấy” cho dù đó là những bản kế hoạch, báo cáo có nội dung phức tạp hay biên bản ghi chép cuộc họp, bài phát biểu, quản lý lịch trình dài đến đâu đi nữa.

Ví dụ: Thay vì một bản báo cáo dài với rất nhiều các nội dung, từ ngữ, người trình bày thử thay đổi cách sắp xếp thông tin vào một trang giấy A4 hoặc A3 tùy vào lượng thông tin. Việc trình bày như vậy có các tác dụng sau:

Người trình bày phải hiểu cặn kẽ về vấn đề trình bày để có thể tóm tắt lại một cách ngắn gọn và đầy đủ
Người nhận thông tin – người đọc bao quát được vấn đề – năm bắt nhanh, không bị phân tâm
Từ đó ra được quyết định nhanh tiết kiệm được thời gian, nguồn lực của tổ chức
Bản thân tờ giấy trở thành một sinh vật sống.

Đây là một cuốn sách phát triển kỹ năng làm việc cực kỳ hiệu quả và có tính ứng dụng cao. Cuốn sách có 3 chương với những ví dụ cụ thể để bạn đọc có thể ứng dụng những kỹ năng giúp bạn đọc cải thiện được chất lượng công việc cũng như rèn luyện được sự cẩn trọng, tỉ mỉ, sáng tạo, bao quát và logic khi tiếp cận công việc.

Chương 1: Tại sao Toyota lại là tập đoàn số một tại Nhật Bản

Thứ mà tất cả các nhân viên của Toyota phải có khi họp là gì? Đó là một tờ tài liệu, dù là chuyện gì đi chăng mữa, người trình bày cũng phải dựa trên một tờ tài liệu trên tay. Kỹ thuật “Một trang giấy” mà Asada được học ở Toyota đã trở thành “cây cầu” cần thết giúp ông thực hiện những việc lớn hơn.

Nói về tầm quan trọng của việc trình bày trên một trang giấy, tại sao dùng phương pháp này, phương pháp này giúp gì cho cá nhân và tổ chức áp dụng, nâng cao năng lực làm việc và tăng hiệu suất làm việc thế nào.

Chương 2: Kỹ thuật tóm tắt vào “Một trang giấy” học được ở Toyota

Trình bày các kỹ thuật để có thể tóm tắt các nội dung cần trình bày vào một trang giấy bao gồm: 3 bước nền tảng của một tờ giấy, cách sử dụng và tác dụng thần kỳ của Excel 1, một vài kỹ thuật để thu hút sự chú ý để đạt được mục tiêu trình bày.

Chương 3: Cách Toyota dạy tôi kỹ thuật tóm tắt “Một trang giấy” – Phần ứng dụng.

Tóm lại cuốn sách này nên đọc nếu bạn muốn tạo ra sự khác biệt và sáng tạo thú vị với công việc của mình, bất kể bạn đang ở vị trí nhân viên hay quản lý.

Trân trọng giới thiệu!

Lê Thị Thanh Mai