20 mẹo nhỏ để quản lý thời gian tốt hơn

Bạn thường đúng hay trễ giờ? Có phải bạn hoàn thành mọi việc đúng với thời gian quy định? Bạn có thể hoàn thành việc trước deadline ? Bạn có phải là người quản lý thời gian thực sự tốt?

Nếu “Không” là câu trả lời cho mọi câu hỏi trên, điều đó có nghĩa là bạn không quản lý thời gian tốt như bạn muốn. Dưới đây là 20 mẹo nhỏ để quản lý thời gian tốt hơn :

1. Viết ra kế hoạch hàng ngày: Lên kế hoạch ngày mới trước khi nó bắt đầu. Có thể làm vào buổi sáng hoặc tốt hơn là buổi tối trước khi đi ngủ. Bản kế hoạch sẽ giúp bạn nhìn tổng quan ngày mới sẽ diễn ra như thế nào. Bằng cách đó, công việc trong ngày sẽ theo kế hoạch tốt nhất có thể.

2. Chốt thời gian giới hạn cho mỗi nhiệm vụ: Viết thật rõ ràng, bạn muốn kết thúc nhiệm vụ X lúc 10 giờ sáng, nhiệm vụ Y lúc 3 giờ chiều, và nhiệm vụ Z lúc 5h30. Điều này sẽ ngăn cho nhiệm vụ không bị kéo dài và lấn vào thời gian cho các hoạt động khác.

3. Eat the Frog: Hãy giải quyết những việc khó nhất trước, bởi vì năng lượng ý chí của não bộ sẽ bị giảm dần trong ngày, hãy sắp xếp công việc nào thực sự quan trọng và khó hoàn thành để xử lý đầu tiên, sau đó một ngày còn lại sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

4. Sử dụng lịch: Sử dụng lịch là một bước căn bản để quản lý hoạt động hàng ngày. Tôi hay dùng Google Calendar. Nó rất dễ sử dụng và hỗ trợ nhiều chức năng (nhắc nhở sự kiện) nó còn có thể đồng bộ hóa với điện thoại và các thiết bị khác bạn đang dùng – khi đó, bạn có thể xem ở bất cứ nơi đâu.

5. Sử dụng phần mềm tổ chức (Organizer): Phần mềm tổ chức có thể quản lý mọi thứ trong cuộc sống của bạn. Đó là một công cụ trung tâm để lưu trữ mọi thông tin tổ chức, to-do lists, dự án, và nhiều thứ khác.

6. Nắm rõ deadline: Khi nào bạn cần phải hoàn thành công việc? Đánh dấu deadlines rõ ràng trong Calendar và bạn sẽ biết được khi nào phải hoàn thành nó.

7. Học cách nói “Không” : Đừng gánh vác công việc nhiều hơn khả năng bạn có. Khi sao lãng tới lúc bạn làm một công việc, hãy mạnh mẽ nói “Không”. Hoặc lui lại thời gian để xử lý sau.

8. Mục tiêu là sớm hơn: Khi bạn đặt mục tiêu hoàn thành đúng hạn, kết quả sẽ chỉ là đúng hạn hoặc trễ hạn. Hầu hết là bạn sẽ bị trễ. Tuy nhiên, nếu bạn đặt mục tiêu hoàn thành trước thời giạn, hầu hết bạn sẽ hoàn thành đúng mục tiêu đề ra. Trong các cuộc họp, Cố gắng để kết thúc sớm. Đối với deadlines, hãy báo cáo sớm hơn yêu cầu.

9. Time box nhiệm vụ của bạn: Có nghĩa là giới hạn công việc của bạn trong X giờ cần phải hoàn thành.

10. Đặt đồng hồ ngay phía trước: Thỉnh thoảng, chúng ta mải mê vào công việc và quên mất thời gian. Khi có một chiếc đồng hồ lớn phía trước, nó sẽ giúp bạn nắm bắt thời gian hiện tại.

11. Đặt nhắc nhở trước 15 phút: Hầu hết các lịch điện tử có chức năng nhắc nhở. Nếu bạn có một cuộc họp quan trọng, hãy đặt nhắc nhở trước 15 phút.

12. Tập trung: Bạn có đang làm việc đa nhiệm nhiều mà không hoàn thành được điều gì? Nếu vậy, tập trung một mục tiêu duy nhất vào một thời điểm. Đóng tất cả ứng dụng mà bạn không sử dụng. Tắt các tab trên trình duyệt web, nó đang lấy mất sự tập trung. Chỉ tập trung vào việc bạn đang làm. Bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.

13. Chặn tất cả xao lãng: Điều gì đang làm bạn xao lãng trong công việc? âm báo facebook ? điện thoại reo? Tin nhắn điện thoại? Tôi hầu như không sử dụng chat hiện nay. Nếu có sử dụng thì chỉ vào lúc không dự định làm công việc gì. Nó sẽ làm xao lãng rất nhiều. Khi làm những việc quan trọng, tôi cũng tắt điện thoại. Những cuộc gọi lúc đó được lưu lại lời nhắn và tôi sẽ gọi lại nếu điều đó thực sự quan trọng. Điều đó giúp tôi tập trung tốt hơn.

14. Theo dõi thời gian bạn làm: Egg timer là một đồng hồ đếm ngược trực tuyến. Bạn điền thời gian bạn muốn theo dõi( có thể là 30p, hay 1h, hay 25p theo phương pháp pomodoro nổi tiếng) và nó sẽ đếm ngược. Khi hết thời gian sẽ có âm báo. Một cách tuyệt vời để nhận ra thời gian bạn đã sử dụng.

15. Ưu tiên việc quan trọng: Vì bạn không thể hoàn thành mọi thứ, học cách ưu tiên những việc quan trọng và bỏ qua những việc không quan trọng. Hãy nhớ nguyên tắc 80/20, đâu là 20% nhiệm vụ quan trọng sẽ đem lại 80% kết quả công việc của bạn?

16. Ủy nhiệm: Nếu có một việc mà người khác có thể làm tốt hơn, hãy cân nhắc ủy nhiệm. Điều này sẽ giúp bạn giảm tải và tập trung vào nhiệm vụ quan trọng.

17. Gộp những việc giống nhau: Những công việc liên quan, gộp nó chung lại. Ví dụ, công việc của tôi có thể phân loại thành các nhóm chính: (1) Viết (Báo, sách) (2) Đào tạo (3) phát triển hội thảo (4) phát triển kinh doanh (5) Hành chính. Tôi gộp lại tất cả nhiệm vụ có liên quan với nhau và tạo sức mạnh tổng hợp. Nếu tôi cần gọi một cuộc, tôi sẽ phân bổ thời gian để gọi tất cả cuộc gọi.

18. Loại bỏ thời gian lãng phí: Điều gì đang kéo bạn ra khỏi công việc? Facebook? Zalo? Kiểm tra Email? Hãy dừng ngay việc kiểm tra nó thường xuyên. Một việc có thể làm là làm cho thật khó để truy cập nó – hãy xóa những nút truy cập nhanh trên trình duyệt/ Bookmark. Thay vào đó, đặt những trang quan trọng liên quan đến công việc vào bookmark của trình duyệt.

19. Cắt bỏ khi cần: lý do tại sao mọi thứ bị tràn ngập là bởi vì bạn không cắt đứt ngay khi có thể. Đừng ngại để dừng lại các cuộc họp hoặc vạch ra một ranh giới. Nếu không, công việc sẽ không kết thúc và nó sẽ chỉ lấn thêm vào khung thời gian khác.

20. Hãy có thời gian nghỉ: Đừng đặt mọi nhiệm vụ liên tục với nhau. Hãy để 5 – 10 phút thời gian trống ở giữa mỗi nhiệm vụ. Nó sẽ giúp bạn xem lại nhiệm vụ trước và bắt đầu nhiệm vụ mới.

Nguồn bài viết : http://www.lifehack.org/articles/featured/20-quick-tips-for-better-time-management.html