EXCEL 1 – Bí quyết sắp xếp công việc cực kì hiệu quả

Nếu bạn đã từng vướng vào tình thế có rất nhiều việc phải làm, nhưng không biết phải làm việc nào trước, và tự làm mình rối như tơ vò cả ngày, cuối cùng lại chả làm xong việc gì cả. Thế thì đây chính là bài viết dành riêng cho bạn. Thaihabooks xin gửi đến các bạn phương pháp EXCEL 1 cực kì nổi tiếng tại Nhật Bản.

Để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc thì việc tạo ra thứ tự ưu tiên đúng đắn là vô cùng quan trọng. Hoàn thành kế hoạch kinh doanh, dù chắc chắn là việc quan trọng nhất nhưng cuối cùng lại cứ bị xen ngang hoặc trì hoãn bởi những vấn đề lặt vặt trước mắt. Việc chuẩn bị cho bài thuyết trình quan trọng ngày mai đang trong giai đoạn nước rút thì lại phải dừng lại để đi phô tô tài liệu cho cuộc họp sẽ diễn ra vào cuối tuần… Nếu cứ làm việc kiểu này, cả chất lượng và hiệu suất công việc đều sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Chúng ta ai cũng thường được khuyên: “Hãy xác định rõ thứ tự ưu tiên trong công việc.” Nhưng, làm thế nào để xác định được thứ tự này một cách chính xác và hiệu quả? Một trong những nguyên nhân khiến mọi người băn khoăn là vì “Xác định thứ tự ưu tiên trong công việc” là một cụm động từ. Cũng giống như kiểu “Hãy suy nghĩ kỹ hơn đi”, “Hãy tập trung hơn đi”, “Hãy học đi”…, các cụm động từ thường chứa những thông tin khá trừu tượng, lại giống như những câu “mệnh lệnh” nên thường khiến người nghe vô thức muốn phản kháng lại hoặc nếu có muốn làm theo, họ cũng không biết được rốt cuộc mình nên làm thế nào.

Vậy nên, để cho bản thân mình hay mọi người có thể bắt tay vào hành động thì việc quan trọng là thay đổi từ động từ sang “động tác”. Giả sử, thay vì nói: “Hãy học đi”, hãy nói: “Hãy đọc phần này của cuốn sách này”, “Hãy giải toàn bộ bài tập trong cuốn sách tham khảo này.” Vậy thì, Tất cả trên một trang giấy – Kĩ thuật tóm tắt học được từ Toyota đã hướng dẫn chúng ta cụ thể cách tạo ra “thứ tự ưu tiên” trong công việc bằng cách sử dụng động tác. Quy trình như sau:

Bước 1:

Trước tiên, kẻ ô vuông bằng bút mực xanh lá cây. Số ô vuông tuỳ theo khối lượng công việc, có thể là 8 ô hoặc 16 ô tuỳ theo ý muốn của bạn. Ở đây tôi sẽ dùng 16 ô.

Bước 2:

Viết vào ô trên cùng bên trái “Thời gian” và chủ đề “Việc phải làm hôm nay là?” Giới hạn thời gian trong hai phút, viết từ khoá cho chủ đề “việc phải làm hôm nay” bằng bút mực xanh da trời. Vì đây vẫn chưa phải là bước tổng hợp ý kiến nên không cần để ý tới thứ tự ưu tiên, hãy viết ra toàn bộ những gì mà bạn nghĩ. Nhớ là chỉ làm việc này trong đúng hai phút dù bạn có thể lấp đầy các ô trống hay không.

Bước 3:

Và bây giờ thì sẽ đến bút mực đỏ. Nhìn toàn bộ các ô vuông đã viết vào và tự hỏi: “Cái nào là đặc biệt quan trọng trong số này?”. Bạn có thể chọn tối đa ba từ khoá sau đó khoanh tròn vào từ khoá mà mình đã chọn.

Bước 4:

Tiếp theo, bạn lại một lần nữa nhìn vào toàn bộ các ô vuông. Lần này, hãy tự hỏi bản thân mình “Việc mà mình cần xử lý ngay trong ngày hôm nay là việc nào?” Với câu hỏi này, bạn cũng có thể chọn tối đa ba từ khoá sau đó khoanh hình tam giác vào từ khoá mà mình chọn (Bạn có thể khoanh vào cả những ô đã khoanh tròn trước đó).

Bước 5:

Cuối cùng, hãy nhìn lại tổng thể các ô vuông và đặt câu hỏi: “Việc nào là việc không thể không làm trong số này?” Cũng giống như những lần trước, chọn tối đa ba từ khoá và khoanh hình ô vuông (Bạn có thể khoanh vào cả những ô đã khoanh trước đó).

Bước 6:

Sau khi đã kết thúc ba câu hỏi, bạn hãy nhìn lại tổng thể tờ giấy một lần nữa.

 Những việc nằm trong các ô bị khoanh bằng bút mực đỏ nhiều lần (chẳng hạn ô bị khoanh cả ba lần bằng tròn, vuông và tam giác hoặc bị khoanh bằng tròn và tam giác…), chính là những việc cần phải ưu tiên hàng đầu và bạn nên cố gắng nỗ lực để hoàn thành sớm nhất có thể.

Nếu như không có từ khoá nào bị khoanh nhiều lần thì hãy ưu tiên làm những việc bị khoanh bằng hình tam giác, tức là những từ khoá trả lời cho câu hỏi: “Việc mà mình cần xử lý ngay trong ngày hôm nay là việc nào?”.

Tóm lại, ngoài những việc bị khoanh hình tam giác thì những việc còn lại không nhất định phải làm trong hôm nay, và thay vì cố hết sức để làm chúng ngay lập tức, bạn có thể “để dành” tới những lúc rảnh rỗi.

Trong số những người áp dụng phương pháp này, có người đã giảm được bốn tiếng tăng ca trong một ngày bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc ngay khi bắt đầu ngồi vào bàn làm việc mỗi sáng. Thay vì thường xuyên trong tình trạng “lụt việc” và chỉ có thể đứng lên khi đã sát đến giờ chuyến tàu cuối cùng xuất bến, giờ đây họ đã có thể rời công ty đúng giờ.

Việc tạo thứ tự ưu tiên như vậy cũng là bước khởi động thích hợp nhất để bắt đầu một ngày làm việc mới. Nếu cuộc sống của bạn luôn trong tình trạng căng thẳng, gấp gáp thì những ô vuông hay còn được Asada Suguru đặt cho cái tên là “Excel 1”này sẽ giúp bạn lấy lại nhịp độ làm việc. Việc hoàn thành bước quyết định thứ tự công việc ưu tiên sẽ giúp tâm trạng của bạn thay đổi sang chế độ làm việc và giúp bạn bắt đầu công việc một cách thuận lợi.

Đây chỉ là một trong những phương pháp sắp xếp, tóm tắt thú vị, hữu ích được tác giả Asada Suguru chia sẻ trong sách Tất cả trên một trang giấy – Kĩ thuật tóm tắt học được từ Toyota do Thaihabooks phát hành. Tóm tắt là một kĩ năng mà tất cả mọi người dù làm trong lĩnh vực nào cũng nên rèn luyện.

Đặt mua sách tại: Nhà sách Thái Hà